Bot de WhatsApp para agendar citas
Un asistente en tu WhatsApp que responde a cualquier hora, resuelve las preguntas de siempre, agenda en tu Google Calendar y te pasa la conversación cuando hace falta una persona. Lo construimos a la medida de tu consulta y lo operamos nosotros.
Ese número es el bot de ByteLab, el nuestro. Escríbele y vas a ver cómo responde y cómo agenda: es exactamente la misma tecnología que montamos para ti, con tu información en vez de la nuestra.
La cita se pierde entre la llamada que no contestaste y el mensaje de las once de la noche.
Quien quiere pedir una cita casi nunca lo hace en horario de oficina. Escribe al salir del trabajo, un domingo, o mientras hace otra cosa. Si nadie responde en ese momento, la mitad de las veces busca en otro lado.
Y cuando sí respondes, la conversación es casi siempre la misma: qué servicios hay, cuánto dura, dónde quedan, qué horarios hay libres. Es trabajo repetido que se come el tiempo de quien debería estar atendiendo.
El bot toma esa parte: la que se repite y la que ocurre fuera de horario. Lo que de verdad necesita criterio te lo pasa a ti.
Qué hace
No es un menú de opciones con números. Conversa, entiende lo que le piden y actúa.
Responde a cualquier hora
Contesta en segundos, en lenguaje natural, las preguntas de siempre: servicios, duración, ubicación, formas de pago, qué llevar. Con la información que tú le des, no con la que se invente.
Agenda en tu calendario
Consulta tu disponibilidad real, ofrece horarios libres y crea la cita en tu Google Calendar con el evento, la invitación por correo y el enlace de videollamada si aplica.
Confirma y recuerda
Manda la confirmación y, cuando se acerca la fecha, el recordatorio. Son mensajes con plantillas aprobadas por Meta, que es lo único que WhatsApp deja enviar pasadas 24 horas.
Te pasa la conversación
Cuando la pregunta necesita a una persona, o cuando el paciente lo pide, escala. Te avisa a ti por WhatsApp con el contexto de la conversación, sin que nadie tenga que repetir nada.
Recupera al que se quedó a medias
Si alguien empezó a agendar y no terminó, el bot vuelve a escribirle una vez. Es la diferencia entre un contacto perdido en silencio y una cita.
Pide permiso antes de guardar datos
Antes de guardar nombre, correo o teléfono, pide autorización explícita y cita tu política de tratamiento de datos. No es un detalle de diseño: es la Ley 1581 de 2012, y va validado en el código, no solo en las instrucciones.
Tu agenda sigue siendo tu agenda
No te entregamos un panel más que aprender y revisar. El bot escribe directamente en el Google Calendar que ya usas, así que las citas aparecen donde siempre las has visto: en tu teléfono, en tu computador y en el de tu equipo.
Para quién es
Sirve a cualquier profesional o negocio que viva de una agenda: si tus clientes piden cita por WhatsApp, esto es para ti.
Cómo lo montamos
Nos encargamos del montaje completo, incluida la parte burocrática de Meta, que es la que suele frenar estos proyectos.
Hablamos de tu operación
Qué servicios ofreces, cuánto dura cada uno, qué preguntan siempre, cuándo hay que pasar a una persona y qué no debe contestar nunca.
Preparamos el número
Puede ser un número nuevo o el que ya usas. Nos encargamos del registro y de la verificación del negocio ante Meta, y de dejar tu perfil con nombre, foto y descripción.
Conectamos tu calendario
Enlazamos tu Google Calendar, definimos horarios de atención, duración de cada cita y márgenes entre una y otra.
Lo afinamos con conversaciones reales
Sale a producción y ajustamos con lo que de verdad escribe la gente, que nunca es lo que uno imaginó. Nos quedamos operándolo.
Lo que todavía no hace
Preferimos decirlo antes que después. Si algo de esto es determinante para ti, dinos y evaluamos si se puede construir.
- No lee imágenes ni notas de voz: responde pidiendo que se lo escriban.
- Solo se conecta con Google Calendar. Otras agendas habría que evaluarlas.
- No cobra ni procesa pagos.
- No hay panel de administración: la agenda se ve en tu Google Calendar.
- Fuera de las 24 horas solo puede enviar plantillas aprobadas por Meta, no texto libre. Es una regla de WhatsApp, no una limitación nuestra.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un número nuevo de WhatsApp?
No necesariamente. Puede ser un número nuevo o el que ya usas para tu negocio, con una condición: ese número deja de funcionar en la app normal de WhatsApp y pasa a operar por la API. Si es tu número personal de siempre, casi siempre conviene uno nuevo. Lo revisamos en la primera conversación.
¿Qué es la ventana de 24 horas?
WhatsApp solo permite responder con texto libre durante las 24 horas siguientes al último mensaje de la persona. Pasado ese tiempo, únicamente se pueden enviar plantillas aprobadas por Meta, con el texto fijo. Por eso las confirmaciones y los recordatorios van con plantilla: no es una decisión nuestra, es cómo funciona la plataforma. Nosotros preparamos y tramitamos esas plantillas.
¿El bot puede inventarse cosas?
Solo sabe lo que le damos. Le definimos qué puede decir y qué no, y para lo que exige criterio (diagnósticos, precios que dependen del caso, situaciones delicadas) la instrucción es escalar a una persona en vez de responder. Si aun así algo se sale del guion, tú lo ves porque la conversación te llega.
¿Qué pasa con los datos de mis pacientes?
El bot pide autorización explícita antes de guardar cualquier dato personal y cita tu política de tratamiento. Quien escribe puede pedir que se borren sus datos o darse de baja de los mensajes, y ambas cosas funcionan en cualquier momento. Está construido según la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
¿Cuánto cuesta?
Depende del alcance: de cuántos servicios maneje, de si hay que conseguir número nuevo y de qué tan a la medida sea el flujo. No manejamos tarifa pública. Cuéntanos tu caso y te damos una cifra honesta, y si creemos que no te sirve, te lo decimos.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
La parte técnica es rápida. Lo que manda el reloj es la verificación del negocio ante Meta y la aprobación de las plantillas, que son trámites de ellos y no dependen de nosotros. Nos encargamos de gestionarlo, pero preferimos no prometerte una fecha que no controlamos.
Escríbele al bot antes de decidir
Es la forma más rápida de saber si esto te sirve: hazle preguntas, pídele una cita, intenta confundirlo. Y si prefieres hablar con una persona, también.
Pruébalo en WhatsApp